会议策划公司在准备会议的过程中，有关会议的各个事项，如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来，便于在后续工作中察看。有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员，不能只进行口头通知，俗话说口说无凭，有时候秘书已经通知了各个部门主管，可是有的人忙起来就忘记了，所以必须把工作做细致。

做会展决定是一个决策的过程，应该掌握一定的决策策略。影响会展决策的要素有营销需要、市场条件、营销方式、内部条件等，会展的决策与计划应从分析决策的要素入手，确定会展的基本目标、集体目标和管理目标，然后决定展会的战略安排、市场安排、方式安排等。

会展的运作与实施是进行会展的中心环节，也是会展策划的重心之所在。在这个阶段，会展策划人员根据《会展策划书》的计划与安排进行广告宣传工作、组织招展招商工作、会展设计工作以及会展相关活动策划等具体安排会展的工作方案。

计划、实施、评估，是现代经营管理的三个步骤。会展的效果评价与测定是全面验证会展策划实施情况必不可少的工作。当整个会展策划、实施工作结束后，会展人员应及时进行评估，总结经验，寻找问题，并写出评估测定工作总结报告，为以后会展工作准备可借鉴的历史参考文献，不断提高会展策划的水平。

会议场所的选择有很多种，最常用的是公司的会议室；有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地，一边开会，一边度假；至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的会场。会议公司不管采用哪种方式，对会场的基本要求是一致的，即：会场应该舒适宽敞，隔音效果好，采光通风良好，没有其他干扰，最好有窗帘，便于在放投影资料时看得清楚，安静不嘈杂，空调良好，插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。

九舟策划，创办于1995年。主营业务：活动策划、会议策划、会展策划、庆典策划、品牌策划、城市景区策划。20多年九舟积累数十万项目案例，组建了国际化策划行业连锁资源，共同分享全球策划创意资源。目前在北京，上海，广州，深圳，杭州，成都，重庆，武汉，长沙，郑州，南京，福州，琅岐，苏州，天津，大连，西班牙塞维利亚，意大利萨勒诺，泰国曼谷，澳大利亚悉尼，台湾高雄，台湾台北，美国芝加哥、美国洛杉矶，德国柏林、巴西里约等多个国家多个城市均设立九舟连锁机构。获得策划行业、广告行业、会展行业，以及企业界等多项证书、荣誉、资质等奖项，取得丰硕的成果。

九舟20多年，培养出专业的管理团队、策划团队、创意团队、设计团队、项目团队、媒介团队、执行团队、技术团队、工程团队等，积累了数10万个成功的策划和执行案例，筑起的全球的社会资源、行业专家资源、媒体资源、主持人资源、明星资源、演艺资源、酒店资源、迎宾接待资源、安保服务等资源，展具设备资源，以及会展使用的硬件设施及配套服务资源。

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